Als Firmeninhaber oder Verantwortlicher kommt Dir folgendes vielleicht bekannt vor:

• eine IT-Dokumentation? Haben wir! Gut, Sie ist nicht aktuell, ja, eigentlich kümmert sich darum maximal hin und wieder ein Azubi aber hey, wir haben eine!
• IT-Notfallhandbuch? Also, wir von der IT wissen genau was im Notfall zu tun ist, dafür brauchen wir nun wirklich kein Handbuch…
• das Budget ist auch so schon knapp genug, wenn wir nun noch große Teile unserer Kapazitäten für Dokumentationen binden geht bald gar nichts mehr.

Das kommt Dir bekannt vor? Ich kenne zahlreiche Kunden, wo die IT-Dokumentation gelinde gesagt Potenzial zur Verbesserung hat. Warum aber nun ist eine IT-Dokumentation eigentlich etwas das man haben sollte? Folgend nenne ich Dir fünf Gründe die für eine aktuelle IT-Dokumentation sprechen:

🔑  Schaden minimieren

Der schlechteste Fall, ein Virenbefall! Existiert eine aktuelle Dokumentation kann die IT befallene Systeme schnell erneuern und spart kostbare Zeit und somit bares Geld.

🔑 Unabhängigkeit erhalten

Oftmals kommen neue Kollegen ins Team oder externe Partner sollen eingebunden werden, dann hilft ein aktuelles Handbuch dabei, sich schnell zurechtzufinden.

🔑  Fehler vermeiden

Schnell ist eine Konfiguration aufgrund fehlender Informationen nicht korrekt ausgeführt worden – dabei ist es ganz einfach, wenn man ZUERST dokumentiert und DANN ausführt.

🔑 Transparenz nachweisen

Wer seine IT-Prozesse im Griff hat, kann das zeigen, mit einer entsprechenden Dokumentation. Zum Beispiel: ein Datenbackup zu haben ist toll, nachlesen zu können wie eine Wiederherstellung im Bedarfsfall funktioniert ist fantastisch.

🔑 Geld sparen

Wer kennt das auch? Die Frist für die automatische Verlängerung der Lizenzen wurde nur um wenige Tage überschritten, leider ist man nun wieder langfristig an den bisherigen Anbieter gebunden, ob man möchte oder nicht. Wenn man seine Lizenzen sauber dokumentiert, ist man jederzeit in einer guten Verhandlungsposition.

Wenn Du nun neugierig bist, was in Deinem IT-Handbuch steht, gehe gleich Morgen früh in Deiner IT (oder kontaktiere Deinen Dienstleister) und frage nach der aktuellen Fassung. Ich habe Dir eine (nicht abschließende) Checkliste erstellt was in so einer Dokumentation mindestens enthalten sein sollte.