Heute teile ich meine Gedanken zum Thema „wer ist verantwortlich für die IT“? Ich erlebe es in meiner Praxis immer wieder, der IT-Verantwortliche beschreibt im Gespräch wie kompliziert der Umgang mit der Geschäftsleitung/dem Vorstand ist. Wenn man dann diesen Personenkreis interviewt ist es genau andersrum, man wünsche sich mehr Transparenz von der IT-Leitung. Dann ist doch eigentlich alles klar?
Was jetzt aber oftmals passiert ist folgendes, man einigt sich auf regelmäßige Besprechungen um sich auszutauschen ohne vorab konkrete Inhalte dafür festgelegt zu haben. Das führt dann dazu das oftmals aneinander vorbei gesprochen wird (der IT-Leiter erklärt dann beispielsweise wie gut sich mit der neuen Firewall (das Wort Firewall kennt dann die andere Partei wiederum weil es hohe Kosten verursacht hat) VPN Zugänge einrichten lassen während die Geschäftsleitung/der Vorstand Fragen zu möglichen Einsparungen stellt.
Das ist einfach nicht zielführend. Wie aber sieht nun die Lösung aus?
Die Geschäftsleitung/der Vorstand kennt seine Zahlen und geschäftskritischen Prozesse, die IT wiederum weiß welche IT-Systeme relevant für den Betrieb sind und hat idealerweise eine IT-Strategie für mindestens drei Jahre. Jetzt geht man her und legt folgendes vor Beginn der Besprechungen fest:
- Ziel:
Die Geschäftsleitung/der Vorstand trifft sich in regelmäßigen Abständen zur Besprechung über die Firmenziele und damit verbunden mit den Möglichkeiten wie der IT-Betrieb bei der Erreichung und Verbesserung dabei helfen kann.
- Vereinbarte KPI’s
Es werden folgende Kennzahlen bei jeder Besprechung abgeglichen und gemeinsam bewertet:
Tickets welche Erfolgreich abgearbeitet wurden
Tickets welche nicht erfolgreich abgearbeitet wurden (hier wird definiert was als nächster Schritt erforderlich ist und dann wird das Ergebnis aus der letzten Änderung wieder zur nächsten Besprechung mitgenommen)
Welche Downtimes gab es seit der letzten Besprechung, waren diese alle kommuniziert und terminiert? Falls nein -> Aktionsplan
- ….
- Wann:
Diese Zusammenkünfte finden jeweils am letzten Donnerstag eines Quartals in der Zeit von 14:00-14:40 statt.
- Teilnehmer:
Daran teilnehmen wird die Geschäftsleitung/mind. ein Vorstandsmitglied sowie die IT-Leitung. Bei Spezialthemen können weitere Teilnehmer punktuell hinzugezogen werden.
- Tagesordnungspunkte:
Spezialthema -> Hier bekommt die IT einen 10-15 Minuten Slot in welchem Sie relevante Themen der Geschäftsleitung/dem Vorstand präsentieren kann. Das Spezialthema wird VOR der Besprechung (mindestens drei Tage Vorlauf) bekanntgegeben.
Besprechen der KPI’s
Die Geschäftsleitung/der Vorstand stellt die Geschäftsziele für das folgende Quartal so dar das hieraus die IT ableiten kann welche Aufwände hier einzuplanen sind beziehungsweise wo IT-seitig eine Unterstützung stattfinden kann.
Zusammengefasste Darstellung der drei wichtigsten laufenden IT-Projekte sowie deren voraussichtliche Beendigung
Zusammengefasste Darstellung der drei wichtigsten Geschäftsprozesse/Wertschöpfungsketten sowie deren voraussichtliche Weiterentwicklung
Personalthemen
Nur wenn vorher klar ist welche Ziele bei einer regelmäßigen Besprechung erreicht werden sollen können dabei messbare Ziele erreicht werden. Die Inhalte müssen regelmäßig auf Sinnhaftigkeit geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Hierfür sollte man sich in der letzten Besprechung des Jahres ein wenig Zeit nehmen (Stichwort: Forecast für das folgende Jahr).
Was hat nun die Geschäftsleitung/der Vorstand davon an solchen Besprechungen teilzunehmen? Zuerst einmal ist das Vorgeben einer IT-Strategie Chefsache, so banal das auch klingt. Die Verantwortung über die Unternehmensdaten sollten nicht unterhalb der Ebene der Geschäftsleitung/dem Vorstand entschieden werden. Im Fehlerfall (Datenverlust, Umsatzeinbußen durch Nichtverfügbarkeit etc.) mag zwar die IT-Betreuung den schwarzen Peter zugeschoben kriegen aber der letztliche Schaden entsteht dem Unternehmen und somit mittelbar der Gerschäftsleitung/dem Vorstand.
Ich denke diese Zeilen regen den ein oder anderen Unternehmer an seine Haltung gegenüber seiner Verantwortlichkeit in Bezug auf seine Unternehmens-IT zu prüfen, es würde mich freuen. Zudem freut es mich wenn meine Mühe mit einem Daumen hoch, oder gar einem Kommentar gewürdigt wird, Danke dafür schon mal im Voraus.
Beste Grüße
Matthias