Mit E-Mail ist es wie mit dem Strom, überall und einfach verfügbar. Aber woher kommen deine E-Mails eigentlich? Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. Bei deinem privaten Postfach handelt es sich mit hoher Wahrscheinlichkeit um ein Yahoo, Gmail, GMX, Freenet oder ähnliches Produkt. Du hast die Synchronisation per Mail, Outlook, Thunderbird oder ähnlichem aktiviert, manche erledigen ihre digitale Korrespondenz gar alleine über den Browser und benötigen gar kein zusätzliches Tool.
Im betrieblichen Kontext kommt habe ich bisher lediglich Microsoft Exchange sowie zwei Linux Produkte kennenlernen dürfen, in mehr als 20 Jahren.
Bleiben wir der Einfachheit halber (alles, was nun kommt, gilt jedoch gleichermaßen für die Linux-Produkte) bei Microsoft Exchange Server, den gibt es in zwei Varianten, einmal als „On-premise“ – dann laufen die Emails, welche von Ihrem Unternehmen empfangen werden direkt auf ihre Server im Unternehmen. Oder aber sie nutzen die „Online“ Variante – Office365 – dann erhalten Sie mit ihren E-Mailclients (und dem Browser für Outlook Web) Zugriff auf ihre Instanzen in den Microsoft Rechenzentren, dort werden dann auch E-Mails für ihr Unternehmen „abgeliefert“.
Vieles spricht heute für die Office365 Lösung, fünf mögliche Gründe sind:
↪️ Skalierbarkeit
↪️ Investitionskosten
↪️ einfache Handhabung
↪️ kein Patchmanagement
↪️ sehr hohe Verfügbarkeit
Okay, die Vorteile wäre geklärt, gibt es denn auch Nachteile? Ja, die gibt es. Einer der aus meiner Sicht größten Stolpersteine ist das bei der Einführung sowie beim Betrieb einer Microsoft Exchange Lösung (unabhängig, ob lokal oder als Office365 Realisierung) nicht an das Thema Backup und Archivierung gedacht wird. Dieser Punkt ist essenziell! Ich möchte, dass du dir folgendes vorstellst:
Alle Emails sind unwiederbringlich verloren
Nicht einfach weiterlesen! Schließe deine Augen für einen Moment und stelle dir die Konsequenzen wirklich vor, wenn du bereits Exchange nutzt, bedenke bitte auch gleich noch das eventuell alle Kontakte sowie dein Kalender ebenfalls nicht mehr existiert.
Wie fühlt sich das an?
Wem das noch nicht genügt, für den habe ich hier noch einen Leckerbissen:
Ein Auszug aus § 238 HGB :
Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.
§ 257 HGB bestimmt, dass ein Kaufmann empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe aufzubewahren hat.
So, nun wissen wir also, selbst wenn „uns“ unsere E-Mails „egal“ sind, müssen wir uns dennoch, zumindest als Unternehmen und im beruflichen Kontext, mit der Sicherung sowie Archivierung von E-Mail beschäftigen.
Drei einfache Fragen hierzu:
- Wie werden Ihre Emails heute gesichert?
- Wie werden ihre Emails heute archiviert?
- Wie erfolgt der Zugriff auf das Emailarchiv?
Mein Tipp
Leser meines Blogs ahnen es bereits – fragen Sie ihre IT-Betreuung, leiten Sie hierzu einfach die drei oben genannten Fragen weiter und werten Sie die Antwort aus. Wenn Sie hierbei Unterstützung benötigen, helfe ich Ihnen gerne im Rahmen eines kurzen Telefonats weiter. Wir sehen uns dann die Antworten an und bestimmen gemeinsam ob damit die Anforderungen (aus dem Unternehmen selbst sowie rechtlich gestellte) erfüllt sind.
Ihr Mehrwert?
Ein Unternehmen ist zur Archivierung verpflichtet, diese Anforderung wird mit einer Archivierung erfüllt. Zudem ist der E-Mail-Speicher oftmals der Ort, wo man sucht, wenn nirgends anders etwas dazu zu finden ist (ist einfach so), daher ist ein Verlust dieser „Datenquelle“ oftmals ein richtiges Problem, mit einem entsprechenden Backup und einer Archivierung vermeidest du hier definitiv einen solchen Verlust.
Was sollte ich noch lesen?
Wenn du dich für deine Daten im Unternehmen interessierst, hast du schon einmal darüber nachgedacht wie es um die Datensicherheit deiner Netzlaufwerke, CRM-Daten, ERP-Daten und dergleichen bestellt ist? Ah, dafür hast du eine IT-Betreuung, verstehe. Dennoch möchte ich dir folgenden Artikel wärmstens empfehlen: https://matthiasdonner.com/fuenf-dinge-die-du-deine-it-morgen-fragen-musst/
Beste Grüße und danke fürs lesen,
Matthias