Dataport Phoenix: Was 90 Millionen Euro über IT-Projektsteuerung verraten

Was tatsächlich passiert ist

Phoenix war als webbasierter Open-Source-Arbeitsplatz für die Verwaltung gedacht: E-Mail, Kalender, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Videokonferenz in einer Lösung. Das Vorhaben lief seit 2019. Bis zur Sitzung des Verwaltungsrats von Dataport im Juni 2024, in der über die Zukunft entschieden wurde, waren bereits rund 140 Millionen Euro an finanziellem Aufwand entstanden.

Bei der Neubewertung zeigte sich, dass für eine uneingeschränkte Fortsetzung nach damaliger Schätzung weitere rund 100 Millionen Euro erforderlich gewesen wären. Selbst für den beschlossenen Rückzug aus den bestehenden Verpflichtungen bis Ende 2025 kalkulierte man noch mindestens 32 Millionen Euro zusätzlich. Dataport beendete die eigenständige Weiterentwicklung, schrieb die Investitionen 2024 ab — allein die Sonderabschreibung lag bei 36,5 Millionen Euro — und wies für das Geschäftsjahr 2024 einen Jahresfehlbetrag von 28,9 Millionen Euro aus. Den gesamten wirtschaftlichen Verlust beziffert Dataport selbst auf rund 90 Millionen Euro.

Der Hamburger Rechnungshof kommt in seinem Jahresbericht 2026 zu einem ungewöhnlich deutlichen Urteil: Die finanziellen Aufwände und Risiken seien bei Phoenix gravierend unterschätzt worden. Er kritisiert insbesondere die wirtschaftliche und finanzielle Steuerung, die organisatorische und inhaltliche Projektsteuerung, die Dokumentation, das Risikomanagement, die internen Kontrollmechanismen sowie die verspätete Information des Verwaltungsrats.

Meine Einordnung

Die naheliegende Deutung lautet: Open Source ist eben zu teuer, das Produkt war nicht gut genug. Ich halte das für die falsche Schlussfolgerung. Der Rechnungshof rechnet nicht gegen die Technologie ab, sondern gegen das Management. Wer ein Vorhaben startet, bei dem die Restkosten nach fünf Jahren um rund 100 Millionen Euro nach oben korrigiert werden, hat kein Technikproblem, sondern hat die Wirtschaftlichkeit nie belastbar geplant. Genau das ist die Aussage, die ich in solchen Berichten immer wieder lese — und die im Mittelstand genauso gilt.

Der zweite Punkt ist die Sunk-Cost-Falle. Je mehr Geld geflossen ist, desto schwerer fällt der Schnitt, weil man das Bisherige nicht abschreiben will. Phoenix ist das Lehrstück dafür: Weitermachen hätte weitere 100 Millionen gekostet, der Ausstieg noch 32. Die günstigste aller Optionen war der Ausstieg, und er wurde erst spät gewählt. Ich übernehme regelmäßig Projekte, in denen niemand den echten Fertigstellungsgrad kennt und die Restkosten „grob geschätzt" werden. Das ist der Moment, in dem ein Projekt schon steuerungslos ist.

Und noch etwas fällt auf: die verspätete Information des Aufsichtsgremiums. Es ist kein Zufall, dass schlechte Nachrichten ungern früh nach oben gehen. Genau deshalb braucht gute Projektsteuerung keinen Optimismus, sondern harte, regelmäßige Kennzahlen und ein Risikoregister, das seinen Namen verdient. Kleine und mittlere Unternehmen betrifft das genauso wie einen Landesbetrieb — nur fehlt dort oft die Instanz, die von außen genau hinschaut.

Was Sie jetzt konkret tun können

1. Restkosten statt Gesamtausgaben betrachten. Beurteilen Sie ein laufendes Projekt danach, was bis zur Fertigstellung noch nötig ist — nicht danach, wie viel Sie schon investiert haben. Das entlarvt jede Sunk-Cost-Falle.

2. Exit-Kosten mitdenken. Legen Sie vor jedem Steuerungstermin eine Zahl auf den Tisch: Was kostet ein sauberer Abbruch jetzt? Wer sie kennt, entscheidet anders.

3. Lenkungskreis engmaschig und mit Kennzahlen. Tagen Sie monatlich mit Fertigstellungsgrad, Risikoregister und Budgetverbrauch — und schreiben Sie auf, was besprochen wurde.

4. Build oder Buy ehrlich prüfen. Bevor Sie selbst entwickeln, klären Sie, ob ein am Markt verfügbares Produkt den Zweck günstiger erfüllt. Nicht jede gute Idee muss ein Eigenbau werden.

5. Abnahmekriterien vorab festlegen. Definieren Sie, wann das Projekt „fertig" ist, und dokumentieren Sie Zwischenstände nachvollziehbar.

Wenn Ihr Projekt in Schieflage geraten ist oder Sie vor einer Go-/No-Go-Entscheidung stehen, lohnt ein Blick von außen, bevor die Zahlen es erzwingen. Mehr dazu unter IT-Projektsteuerung und in meinen Leistungen. Für ein erstes Gespräch genügt Kontakt.

Quellen

• kommunal-edv, „90 Millionen Euro Verlust: Dataports Projekt Phoenix", 05.10.2026 — https://www.kommunal-edv.de/2026/10/05/90-millionen-euro-verlust-dataports-projekt-phoenix/
• Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg, Jahresbericht 2026 (Bilanzanalyse Dataport 2024 / Programm Phoenix), 16.02.2026 — https://www.hamburg.de/politik-und-verwaltung/behoerden/rechnungshof/pressemitteilungen/rechnungshof-veroeffentlicht-jahresbericht-2026-1137152