ERP-Modernisierung im Mittelstand: woran Projekte wirklich hängen bleiben

Was die Studie zeigt

Mehr als die Hälfte der Befragten – 51 Prozent – bewertet den Modernisierungsdruck ihres bestehenden ERP-Systems als hoch oder sehr hoch. 64 Prozent planen innerhalb der nächsten zwei Jahre Investitionen in ERP, Digitalisierung oder Prozessautomatisierung. Auf die Frage nach den Hürden entfällt der Spitzenwert auf die knappe eigene Zeit: 86 Prozent. Danach folgen mit jeweils rund 83 Prozent der hohe Projektaufwand sowie Datenmigration und Datenqualität, mit 77 Prozent begrenzte Budgets.

Bei der Anbieterwahl verschiebt sich das Bild interessant: 73 Prozent halten die Qualität von Beratung, Einführung und Projektmanagement für entscheidend – die Geschwindigkeit der Umsetzung nennen nur 45 Prozent. 89 Prozent erwarten, dass moderne ERP-Systeme dem Fachkräftemangel entgegenwirken; das ist allerdings eine Erwartung der Befragten, kein nachgewiesener Effekt. Der Report ist damit weniger eine Warnung als eine nüchterne Beschreibung der Bremsen, an denen moderne Vorhaben hängen. Die Autoren der Auswertung weisen ausdrücklich darauf hin, dass sich die Ergebnisse einer Befragung von 150 Produktionsbetrieben nicht ohne Weiteres auf den gesamten Mittelstand übertragen lassen.

Meine Einordnung

Die Zahl, die mich am wenigsten überrascht, ist die mit 86 Prozent. ERP-Projekte scheitern nicht am Server und nicht am Lizenzmodell. Sie scheitern daran, dass die Fachabteilung parallel den Betrieb aufrechterhalten und zugleich Anforderungen definieren, Daten prüfen und neue Abläufe testen soll. Fehlen dafür feste Zeitfenster und klare Verantwortlichkeiten, wird das Projekt zur Restarbeit zwischen zwei Tagesgeschäften – und verschiebt sich Monat für Monat. Ich habe über 27 Jahre IT-Projekte begleitet, zuletzt auch als Projektleiter in Industrie und Banken, und die Lehre ist immer dieselbe: Die Software ist selten das Problem. Der Projektrahmen ist es.

Interessant finde ich, wo die Befragten den größten Widerspruch übersehen. Viele erwarten, dass ein neues System entlastet – als käme die Entlastung mit der Installation. Das tut sie nicht. Schlechte Datenqualität, gewachsene Sonderlösungen und unklare Prozesse überstehen den Wechsel unbeschadet und ziehen sich in das neue System hinein. Deshalb ist die richtige Reihenfolge nicht „System auswählen, dann migrieren“, sondern „Prozesse verstehen, Daten bereinigen, Sonderwege streichen“, und erst danach über die Plattform entscheiden. Dass 73 Prozent auf die Erfahrung des Einführungspartners achten, spricht dafür, dass diese Einsicht angekommen ist. Der Rat der Autoren, das Vorhaben in einen abgegrenzten ersten Schritt zu zerlegen, ist genau das, was ich in vergleichbaren Vorhaben empfehle – kein Big Bang, sondern überprüfbare Meilensteine. Für produzierende Betriebe im Umland von München und im Raum Augsburg, oft mit gewachsener eigener IT und knapper Personaldecke, ist genau diese Reihenfolge der Unterschied zwischen einem Projekt, das trägt, und einem, das zwei Jahre später noch offen ist.

Was Sie jetzt konkret tun können

1. Erst die Prozesse, dann die Software. Bevor Sie Anbieter vergleichen, klären Sie: Wo werden Daten doppelt erfasst? Welche Schnittstellen fehlen? Welche Arbeitsschritte lassen sich schon mit dem Bestand automatisieren? Manchmal braucht es gar kein neues ERP.

2. Ressourcen benennen, nicht hoffen. Legen Sie feste Zeitfenster für die Fachabteilung fest und benennen Sie namentlich Verantwortliche. „Läuft nebenbei“ ist der sicherste Weg in die Verzögerung.

3. Datenqualität vor Datenmigration. Prüfen und bereinigen Sie die Daten, bevor sie übernommen werden. Was jetzt schmutzig ist, bleibt in jedem neuen System schmutzig.

4. Abgegrenzter erster Schritt. Planen Sie mit überprüfbaren Meilensteinen – vom Kundenauftrag über Materialbereitstellung bis zur Rechnung. Ein kontrollierter Umfang ist kein Rückschritt, sondern Risikosenkung.

5. Projektleitung sichern. Jemand muss den Plan besitzen und moderieren. Kommt die Person ausschließlich aus dem Tagesgeschäft, holen Sie sich Unterstützung – spätestens dann, wenn zwei Einführungen parallel laufen.