82 Prozent über Budget: Warum IT-Transformationen aus dem Ruder laufen

Was tatsächlich passiert ist

Für die Transformationsstudie des SAP-Beratungshauses NTT DATA Business Solutions und des Anbieters Natuvion wurden nach eigenen Angaben Anfang 2026 mehr als 1100 Fach- und Führungskräfte aus 15 Ländern befragt, die in den zwei Jahren zuvor an IT-Transformationen beteiligt waren (heise online, 13. August 2026). 60 Prozent nannten die Einführung moderner Technologien, insbesondere KI, als zentralen Grund für ihr Projekt. Kosten senken rangiert nur noch auf Platz fünf der Motive, dahinter folgen die Steigerung der Innovationsfähigkeit (46,5 Prozent) und die Flexibilisierung von Organisation und IT (42,2 Prozent).

Umgesetzt wird es selten nach Plan. 82,2 Prozent überschritten ihr Budget, 79,5 Prozent ihren Zeitplan. Am häufigsten unterschätzt wurden laut Studie Tests (32,4 Prozent), die technische Umsetzung (32,3 Prozent), die Projektplanung (30,3 Prozent) und die Kommunikation zwischen Abteilungen und Geschäftsbereichen (29,6 Prozent). 71 Prozent der Befragten passten ihre Migrationsmethodik während des Projekts an, 26,5 Prozent grundlegend. Selbst bei Greenfield-Projekten, bei denen die Zielsysteme weitgehend neu aufgesetzt werden, kam es in 83,4 Prozent der Fälle zu Änderungen.

Als unerwartete Hürden nannten die Befragten Datenqualität (26,4 Prozent), regulatorische Anforderungen (23,9 Prozent) und Testmanagement (23,5 Prozent). Größer planen half nur bedingt: Knapp 64 Prozent setzten mehr als ein Jahr an, 44 Prozent ein bis zwei Jahre, fast 20 Prozent mehr als zwei Jahre. 52,7 Prozent der Projekte lagen zwischen 5 und 50 Millionen Euro. heise verweist zusätzlich auf eine Horváth-Studie von 2025 zu SAP-S/4HANA-Umstiegen; diese dauerten im Mittel 30 Prozent länger als geplant. Die Studienautoren sprechen von einem „KI-Paradoxon“: KI treibt die Transformation an, ihre Voraussetzungen gehören aber zu den meist unterschätzten Problemen. Zur Branchenverteilung der Befragten sagt die Quelle nichts.

Meine Einordnung

Ich lese solche Zahlen mit zwei Blicken. Der erste gilt dem Inhalt, der zweite dem Absender. Die Studie kommt von zwei Dienstleistern, die selbst Transformationsprojekte verkaufen. Das macht die Zahlen nicht falsch – die Befragung deckt sich mit dem, was ich in Mandaten sehe. Es erklärt aber, warum die unterschätzten Punkte fast alle nach zusätzlichem Aufwand klingen, den man einkaufen kann. Wenn 71 Prozent der Verantwortlichen ihre Methodik im Projektverlauf anpassen, ist das für mich kein Methodenproblem, sondern ein Planungsproblem.

Der zweite Blick gilt der Reihenfolge. Nicht die Technik steht oben, sondern Tests, Projektplanung und Kommunikation. In meinen Projekten ist genau das der Teil, der zuerst gestrichen wird, wenn der Termin drückt – und der Termin drückt fast immer, weil er aus einem Vertrag oder einem Gremienbeschluss stammt und nicht aus der Technik. Ein technisch erfolgreicher Migrationstest beweist, dass Daten angekommen sind. Ob Konditionen, Steuerlogiken, Berechtigungen und Ausnahmefälle in den Schnittstellen stimmen, beweist er nicht. Bei einem Werksumbau oder einem Kernbankenwechsel ist die fachliche Abnahme deshalb der Moment, an dem ich am längsten auf eine Freigabe warte – und an dem ich am wenigsten bereit bin, sie ohne Test zu erteilen.

Am meisten überzeugt mich ein Satz am Rand des Berichts: dass es für die Praxis dagegen spricht, jede Prozessverbesserung gleichzeitig mit der Systemumstellung umzusetzen. Kritische Geschäftsprozesse müssen zum Go-live belastbar laufen, alles andere darf danach kommen. Ich gehe noch weiter: Eine Transformation ist im Mittelstand kein IT-Projekt mit technischem Anteil, sondern ein Betriebsprojekt mit technischem Anteil. Wer das umdreht, plant am Betrieb vorbei. Im Münchener Umland und im Raum Augsburg sehe ich regelmäßig Betriebe, die eine ERP- oder Netzumstellung mit zwei eigenen Leuten und einem externen Dienstleister stemmen – parallel zum Tagesgeschäft. Das halte ich für die eigentliche Ursache hinter den 79,5 Prozent.

Was Sie jetzt konkret tun können

1. Testkonzept vor dem Budgetrahmen. Legen Sie zuerst fest, was fachlich getestet wird: Prozesse, Integrationen, Berechtigungen, Performance – nicht nur die Datenmigration.

2. Datenqualität vor Projektstart messen. Stammdaten, Schnittstellen, Ausnahmefälle. Datenbereinigung ist ein eigenes Arbeitspaket mit eigener Reserve, kein Nebensatz im Plan.

3. Go-live-Kriterien schriftlich fixieren. Notieren Sie, welche kritischen Geschäftsprozesse zum Stichtag belastbar laufen müssen. Alles weitere wird nach der Stabilisierung priorisiert.

4. Änderungen kontrolliert behandeln. Ein Entscheidungsgremium mit klarem Eskalationsweg, dokumentierten Auswirkungen auf Prozesse und Daten sowie einem Änderungsprotokoll. Kurswechsel sind normal, ungesteuerte Kurswechsel nicht.

5. Reserven ins Budget. Für Datenbereinigung, Tests, Umfangsänderungen und organisatorische Konflikte. Wer dafür keinen Posten hat, zahlt ihn später aus der Betriebsruhe.

Unterstützung holen Sie sich, wenn Projektleitung und Tagesgeschäft dieselbe Person sind. Das ist im Mittelstand die Regel und der schnellste Weg in die Budgetüberschreitung. Wie ich IT-Projekte steuere, steht unter IT-Projektsteuerung; ein erstes Gespräch geht über Erstgespräch.

Quellen

• heise online, „KI treibt IT-Transformation an, doch Projekte scheitern oft“, 13.08.2026 — https://www.heise.de/news/KI-treibt-IT-Transformation-an-doch-Projekte-scheitern-oft-11412678.html